INFORMATIVA PRIVACY – RIPRESE FOTO/VIDEO – EVENTO “PRIMA ANOTHER HOME”
(ai sensi dell’art. 13 Reg. (UE) 2016/679 – GDPR)

Gentile partecipante,

Event Way S.R.L. (“Titolare”) fornisce la presente informativa sul trattamento dei dati personali raccolti in occasione dell’evento su iscrizione che si terrà presso Spazio Diamante, Via Prenestina 230B, 00176 Roma (l’“Evento”), inclusi foto e video realizzati durante lo svolgimento.

1. Titolare del trattamento

Event Way S.R.L.
Sede legale: Via Aurelia 424, 00165 Roma
E-mail: info@event-way.it
PEC: eventway@pec.it

2. Tipologie di dati trattati

• Dati di iscrizione:
  • nome
  • cognome
  • e-mail
• Immagini e contenuti audiovisivi:
  • fotografie
  • riprese video.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

• Gestione iscrizione, organizzazione e svolgimento dell’Evento (es. conferma partecipazione, liste accesso, comunicazioni operative).
  Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali/contratto (art. 6(1)(b) GDPR).
• Adempimenti di legge e obblighi amministrativo-contabili connessi all’Evento.
  Base giuridica: obbligo legale (art. 6(1)(c) GDPR).
• Documentazione e comunicazione/promozione dell’Evento (riprese e foto di contesto, panoramiche, pubblico, momenti dell’Evento in cui i partecipanti appaiono come parte della scena e non come soggetti principali).
  Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6(1)(f) GDPR) a documentare e promuovere le proprie attività, nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.
• Riprese/foto in primo piano, ritratti, interviste o contenuti in cui il partecipante è chiaramente e direttamente identificabile come soggetto principale.
  Base giuridica: consenso (art. 6(1)(a) GDPR), eventualmente raccolto con liberatoria/flag dedicato e separato.

4. Modalità di ripresa e possibilità di opposizione / diniego

Durante l’Evento saranno presenti operatori incaricati di foto/video e/o dispositivi di ripresa.

Il partecipante può in qualsiasi momento segnalare allo staff e/o agli operatori la volontà di non essere ripreso o di non comparire in contenuti pubblicati.
Il Titolare adotterà misure ragionevoli per rispettare tale scelta (es. indicazioni agli operatori, collocazione in area dedicata “no riprese” ove prevista, ecc.).

In caso di riprese che richiedono consenso (punto 4.d), l’eventuale mancato consenso non pregiudica la partecipazione all’Evento.

5. Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori nominati Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), tra cui:

• fornitori di servizi foto/video e comunicazione;
• fornitori di servizi informatici, hosting, gestione e manutenzione sistemi;
• fornitori di servizi e-mail e collaborazione.

Le immagini/video potranno inoltre essere pubblicati sui canali gestiti dal Titolare collegati all’evento (es. sito web e profili social). Le piattaforme social, una volta pubblicato il contenuto, possono operare come titolari autonomi del trattamento secondo le rispettive policy.

6. Trasferimenti verso Paesi extra SEE

L’utilizzo di servizi e piattaforme (es. e-mail, cloud, social) può comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto del Capo V GDPR, sulla base di:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, ove applicabili, e/o
• Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea (Decisione (UE) 2021/914) e ulteriori misure richieste, ove necessario.

7. Periodo di conservazione dei dati

I dati saranno trattati fino alla conclusione della attività o al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti.
I dati potranno essere conservati per tempi ulteriori unicamente per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, come consentito dall’art. 99 del Codice Privacy, e, in relazione a tale finalità, limitatamente al minimo necessario.

• Dati di iscrizione/gestione Evento: per il tempo necessario a organizzare e gestire l’Evento e, successivamente, per obblighi amministrativi/contabili e gestione di eventuali contestazioni.
• Materiali foto/video:
  • riprese grezze: per 6 mesi;
  • contenuti selezionati e pubblicati: fino a revoca del consenso (se basati su consenso) o fino a quando ritenuti pertinenti per finalità di comunicazione, salvo necessità di ulteriore conservazione per tutela in sede legale.

8. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione/partecipazione è necessario; un eventuale rifiuto può comportare l’impossibilità di partecipare.

Il conferimento del consenso per riprese in primo piano/ritratti/interviste è facoltativo e il mancato consenso non incide sulla partecipazione.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità – ove applicabile) e revocare il consenso in qualunque momento (senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca), scrivendo a: amministrazione@event-way.it.

È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.